Työkaluja koko Suomen julkisen sektorin hankintojen tueksi

Hansel on julkisen sektorin yleishyödyllisenä yhtiönä hankintatoimen uudistaja ja kehittäjä, jonka tavoitteena on säästää yhteiskunnan varoja lisäämällä tuottavuutta valtion, kuntien, korkeakoulujen ja seurakuntien hankintatoimeen.

Hansel ja Inclus ovat kehittäneet yhteistyössä hankintojen kehittämisen työkalua, jonka tavoitteena on kehittää julkisen sektorin hankintaprosesseja helposti skaalautuvan ratkaisun avulla. Inclus-työkalujen avulla on syntynyt hankintojen maturiteettimalli Hankintatutka

Inclusin avulla organisaatio pystyy vertailemaan organisaation itsearvioinnin tuloksia niin sisäisesti, kuin organisaation välillä. Tekniikka mahdollistaa sen, että organisaatio saa paremmin tietoa siitä, mitä osa-alueita heidän tulisi vielä kehittää hankintatoimessaan. Olemme yhteistyössä saaneet aikaan julkisen sektorin hankintatoimen kehittämisen apuvälineen, joka palvelee nykyisin koko Suomen julkista sektoria.  

Itsearviointia ja skaalautuvuutta 

Hanselin tavoitteena on, että pystyisimme luomaan skaalautuvia työvälineitä, jotka tukisivat asiakaskuntaamme hankintatoimen kehittämisessä. Samalla olemme luoneet heille lisäarvoa visuaalisesti näppärällä työvälineellä ja työvälineen maturiteettimallin avulla jaettavilla hyvillä käytännöillä. 

Halusimme lisäksi luoda tervettä kilpailua hankintayksiköiden välille, kun työkalusta pystyy vertaamaan omaa tulostaan ja näkemään omat kehityskohteensa sekä osa-alueittaiset  tulokset suhteessa toisiin anonymisoituihin julkisen sektorin organisaatioihin. 

Inclusin avulla luotu työkalu mahdollisti palvelun, jollaista Hanselilla itsellään ei olisi muuten ollut resursseja lähteä kehittämään oman ohjelmistokehittämisen kautta. 

Aiemmin Hansel palveli pääosin valtionhallintoa, ja viime syksynä KL-kuntahankintojen ja Hanselin yhdistymisen myötä asiakaskunnaksi muodostui koko julkinen sektori, kuntasektori ja kaikki kuntaomisteiset yhtiöt, jolloin asiakasmäärä nousi moninkertaiseksi entiseen nähden. Asiakasmäärän kasvun myötä myös tekniset vaatimukset maturiteettimallin tekniikkaa kohden muun muassa API-rajapintojen osalta kasvoi.  

Tukea kehittämistyöhön

Maturiteettimalli, eli kypsyysastemalli on laatumaailman opein tehty itsearviointi organisaation nykytilasta. Inclusin avulla tehtiin kaksi erillistä kyselyä henkilöstölle, jossa vastaajina olivat johto sekä asiantuntijat.  

Ensimmäisessä ns. lyhyessä kyselyssä nähdään karkealla tasolla missä mennään hankintatoimen kehittämisessä ja sen eri osa-alueissa. Ns. pitkässä kyselyssä on sisäänrakennettu julkisen sektorin hankintatoimessa hyväksi havaittuja käytäntöjä. Vastaukset on pisteytetty Inclusin pisteytystekniikalla, jolloin jokainen vastaaja pystyy näkemään oman sijoittautumisensa suhteessa muihin kysymyksiin vastaamisen jälkeen. 

Lyhyessä ja pitkässä kyselyissä hyödynsimme Inclusin nelikenttää, joka osoittautui toimivaksi työkaluksi – pystyimme näkemään tuloksia hyvin nopeasti, sillä lyhyeen kyselyyn vastaamiseen menee keskimäärin vain viisi minuuttia. Käytännön kannalta ja teknisesti kyselyn jakaminen kahteen eri kyselyyn oli hyvä ratkaisu. 

Kyselyn raportista pystyy katsomaan eri roolien ja vastaajaryhmien hajontaa eli miten suuri hajonta on ollut vastauksissa eri hankintojen osa-alueilla. 

Lyhyessä kyselyssä kysyttävät asiat ovat melko subjektiivisia: kysytään esimerkiksi sopimushallinnasta eli miten tärkeää sopimushallinta on organisaatiolle, ja millä kypsyystasolla se on. Lyhyen kyselyn tuloksia tarkastelemalla pystyttiin näkemään mitä mieltä eri ihmiset ovat asioista. 

Monesti hankintoihin liittyy paljon rahaa ja valtaa, ja jotta hankintatoimea pystyttäisiin kehittämään, täytyy päästä kiinni syvälle ihmisten erilaisiin näkemyksiin aihepiiristä. 

Vastauksista huomaamme, että jos joku asia on erityisen tärkeä, mutta maturiteetiltaan heikonlainen organisaatiolle, niin kaikilla on kuitenkin motivaatio lähteä kehittämään juuri sitä osa-aluetta. Työkalu toimii kehittämistyön tukena ja resurssien suuntaamisessa oikeisiin asioihin.  

Strategisten suunnitelmien mallinnusta 

Syksyllä 2021 HILMA-palveluun julkaistu Hankintaluotsi on vaiheittain etenevä strategisen ajattelun ja osallistavan hankintasuunnittelun apuväline. Ennen julkaisua konseptin hyödyllisyyttä pilotoitiin osana puolivuotista vaikuttavuuden johtamisen kehitysohjelmaa, johon 27 julkisen sektorin organisaatiota osallistui aktiivisesti.

Hankintaluotsi järjestää tietoa, jota systeemiin lisätään, ja ajatukset jalostuvat prosessin myötä. Hankintaluotsi ohjaa strategiseen ajatteluun ja kestävän kehityksen tavoitteisiin, kuten vähähiilisyyteen hankinnoissa. 

Olemme luoneet itsearviointiin perustuvan vaiheittain etenevä mallin, jossa organisaatio pystyy syöttämään hyviä hankintoja systeemiin ja vertailemaan muiden tavoitteellisia hankintoja näihin omiin tavoitteisiin pääsemiseksi.

Uraauurtavia ratkaisuja 

Inclusin avulla yhdessä Hanselin kanssa tehdään uusia asioita, joihin ei ole valmiita ratkaisuja tai vastauksia olemassa. Hankkeet ovat saaneet kiinnostusta osakseen myös Suomen ulkopuolella. 

Ratkomme asioita, joita kukaan muu ei ole aiemmin systemaattisesti ratkaissut. Lähestymistapa Inclusin kautta tällaisiin aiheisiin on ollut erinomainen. Työskentelyote on ollut ketterä ja hyvin asiakasta kuunteleva. Luomamme työkalut kiinnostavat myös Suomen ulkopuolella ja niissä on nähtävissä myös kansainvälistä potentiaalia. 

Hansel on ollut tyytyväinen yhteistyön sujumiseen sekä Inclusin avulla saatuihin tuloksiin. 

Parasta prosessissa on ollut se, että lopputulos ei ollut kenelläkään tiedossa. Siihen nähden mitä toivoimme, ovat odotukset ylittyneet – olemme saaneet parempaa, mitä olemme lähteneet hakemaan. 

Jaa tämä kirjoitus

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Lisää case-esimerkkejä

Kokeile tänään!

Kysy lisää kertaluonteisesta Proof of concept -projektista!

Vieritä ylös